成功案例
電子資料呈交及處理系統
背景
現代化文件處理以提高政府效率
每年,政府部門處理大約20,000份計劃申請,並收到數十萬份相關表格。管理如此龐大數量的文件需要耗費大量時間和資源,涉及記錄、複製、分發、遞送和修改等任務。這一過程通常需要大量紙張使用和存儲空間。
Nexify被委託現代化一個政府部門的文件處理平台。我們的目標是實現計劃和文件的電子提交,遵循開發多功能電子系統的建議,旨在作為一個集中的數位平台,用於接收和處理建築計劃。
Nexify方案
提升效率:NEXTORE 革新電子工作流程
NEXTORE 是一個用戶友好的解決方案,不需要在桌面電腦或移動設備上安裝軟件。通過 NEXTORE 的實施,它提供了一套全面的功能,旨在簡化和增強各個部門和組織的電子流程。其中一個重要亮點是它的一體化電子平台,使用戶可以自定義提交和應用程序流程,與部門工作流程和相關法規無縫對接。
此外,該平台提供了一個雲端協作環境,可以高效地創建和管理項目團隊。用戶可以向團隊成員授予不同的權限和訪問權限,促進項目之間的無縫協作。個性化工具配置功能使用戶可以查看項目提交概述,檢索詳細信息,跟踪應用程序進展,並設置個人電子日曆,提高生產力和組織性。
NEXTORE 具備數字簽署功能,為使用者提供了一種安全的方式,可以使用已批准的電子證書或官方應用程序對電子文件進行身份驗證和簽署。此外,該平台還包括各種輔助功能,如信息共享,與政府官員直接聯繫進行查詢,以及通知保持最新發展。其多語言功能進一步增強了可訪問性,支持包括繁體中文、簡體中文和英文在內的各種語言系統,滿足多樣化用戶群體,促進包容性。
成果
通過集中處理促進行業溝通和協作
電子提交中心賦予專業人士及其負責計劃準備的團隊以及參與計劃處理的30多個部門和組織能力,以有效管理、溝通和完善計劃中概述的建築設計。
此外,系統提供進度跟蹤功能。此功能允許申請人有效監控其提交的狀態。它促進了相關處理部門和申請人之間更方便的溝通,節省了人力和資源,同時提高了計劃處理的效率。