成功案例
文件管理系統
背景
推動公司發展的網絡文件管理
NEXTORE是一套以網絡為基礎的文件管理系統，讓使用者能隨時隨地使用、儲存、搜尋及分享檔案文件。貴公司可透過NEXTORE將文件集中管理，利用單一存取點提升營運效率，大幅減少管理文件所需的時間和精力。
Nexify的其中一個客戶是高級珠寶商Luxury Carat Limited，透過科技券計劃 選用了NEXTORE作為公司的文件管理及流動存取系統。過往，由於該公司在日常運作上涉及大量資料輸入，並要經常開具多種付款單和報價單，過程甚為耗時，跨部門溝通不足，更易造成大量重複。此外，系統內的珠寶圖片及真品證書成千上萬，亦令搜尋個別文件變得困難和費時。NEXTORE的出現為該公司帶來了一個安全可靠的內部文件管理平台，讓他們可以輕鬆掌握寶貴的文件資產。
Nexify方案
安全集中、全面可尋的強大文件庫
採用NEXTORE後，Luxury Carat Limited的所有珠寶圖片及證書均能於單一文件庫中集中處理，並可按文件性質、類別及自定義索引欄目，井然有序地儲存起來。使用者可隨時隨地在手機或平板電腦上，透過個人帳戶登入平台並快速獲得所需的珠寶資料。
由於珠寶商的大部分已數碼化文件均為珠寶圖片及真品證書，這些文件以JEPG、PNG或PDF格式儲存，需要花大量時間識別。NEXTORE正好配備了光學文字識別功能(OCR)，能將已數碼化的文件轉化成為可搜尋的內容，令搜尋工作變得更為快捷方便，從而省下大量人手操作。銷售人員在與顧客見面時，可即時找出相關的圖片及證書，令工作效率大大提升。
NEXTORE設有嚴密的保安功能，只有獲得授權的使用者方可查看或編輯文件，令文件的權限控制大為加強。NEXTORE亦提供更安全的文件分享功能，用戶所分享的文件不設大小限制，並可建立多重保安設定，例如指定可下載或查看文件的使用者。此外，NEXTORE使用 AES 256位元文件加密標準及電子文件格式標準，這些超強的保安協定可加強文件保護，防止機密資料讓未經授權者獲得，例如涉及專利的敏感資料須嚴加保護，客戶在使用NEXTORE後，便可安心與第三方分享資訊，毋須擔心如珠寶設計等敏感資料的外洩。
成果
自動文件儲存 加強合作兼提升效率
NEXTORE方便易用，並且毋須於電腦或流動裝置上安裝任何軟件，員工可透過網站連結直接檢閱及登入文件資料庫。由於系統簡單直接，並能短時間內於公司推行，因此非常適合中小企使用。
NEXTORE可將公司的文件集中處理並控制員工的使用權限，讓員工透過安全的網絡環境進行文件分享及協作，令工作流程更順暢高效。
此外，NEXTORE提供的增值功能如文件流程表，讓公司能減少人手需求，簡化內部文件的數據處理，大幅改善資訊流程，提升公司生產力，並令工作過程保持前後一致。新一代的NEXTORE更可以融合公司的內部應用系統，按業務要求為公司提供特定的增值功能。
